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Home office: Dicas para se manter produtivo mesmo trabalhando em casa

Hebreus 12.11: “Toda disciplina, com efeito, no momento não parece ser motivo de alegria, mas de tristeza; ao depois, entretanto, produz fruto pacífico aos que têm sido por ela exercitados, fruto de justiça.”

Para ajudar a conter o avanço do novo coronavírus, algumas empresas aderiram ao home office.

Muitos profissionais, entretanto, vêm apresentando uma série de dificuldades em conseguir se adequar à “autoquarentena”, pois o ambiente acaba trazendo aquela sensação de “férias”, sem contar a falta de supervisão e os afazeres domésticos que acabam interferindo na rotina.

Mas precisamos ter em mente que não somos avaliados de acordo com a quantidade de horas trabalhadas, mas segundo os resultados que apresentamos.

Este princípio, inclusive, é bíblico. O próprio Jesus disse, em Mateus 17.16 a 20 que as árvores são conhecidas e reconhecidas pelos seus frutos.

Encare esta fase como uma oportunidade para você aumentar seu nível de produtividade. Afinal, não haverá aquele desgaste de deslocamento, tempo perdido com idas e vindas às mesas dos colegas e muito menos aquela preocupação com os gastos na hora de se alimentar.

Em qualquer esquina, encontramos alguém que repita a máxima de produtividade: foco e disciplina, porém existem outras duas situações que definem se o nosso tempo será desperdiçado ou bem investido: nossa escala de prioridades e a nossa gestão.

Hoje, eu quero deixar algumas dicas que podem te ajudar a ser mais produtivo, mesmo trabalhando em casa. Veja abaixo:

1- Organize o ambiente e prepare seus familiares para o seu “novo” e temporário estilo de trabalho

Separe um espaço na sua casa. Se você não tiver um escritório, você pode adaptar a mesa de jantar ou da cozinha.

Deixe à vista somente o que você utilizará naquele dia. Quanto menos objetos, menor a chance de você se distrair. Deixe o local o mais parecido possível com o seu ambiente de trabalho.

Lembre-se de que padrões de organização trazem conforto visual e, consequentemente, mental.

Desligue a televisão e nada de redes sociais, a não ser que sejam necessárias para o desenvolvimento de suas tarefas.

Explique para seus familiares que você está em horário de trabalho. Estabeleça com eles regras claras, com sinais evidentes de quando pode ou não ser interrompido.

2- Estabeleça horários fixos, ou seja, crie uma rotina!

Está cientificamente comprovado que um minuto gasto com planejamento pode economizar, em média, de 5 a 10 minutos na execução.

Quem vive sem um guia de atividades (checklist) ou sem rotina sempre termina o dia cansado e com aquela sensação de insatisfação, pois acaba se tornando um acumulador de demandas pendentes!

Quem estabelece uma rotina não cai na armadilha do esquecimento, porque evita a fadiga mental!

A maioria das pessoas pula tarefas no decorrer do dia, por causa das interrupções, das distrações e do bloqueio que o estresse causa. Por isso, determine horários fixos para acordar, tomar café, iniciar a jornada de trabalho e assim por diante.

Antes de iniciar suas tarefas, faça uma lista com as atribuições do dia. Vá marcando cada uma delas como realizada, assim que for finalizada. Isso te ajudará na gestão do seu tempo, no estabelecimento de prioridades e será um excelente instrumento para você medir seu nível de produtividade.

3- Vista-se para trabalhar

Não existe uma regra de produtividade vinculada à roupa que usamos. Cada empresa possui o seu dress code. Mas, é claro que, quanto mais confortável, melhor!

No caso do home office, é comum as pessoas trabalharem de pijamas. Mas, para muitos profissionais que não estão acostumados com esta rotina, o simples fato de se trocarem como se fossem para o escritório, estabelece um paradigma mental de “estou pronto para trabalhar”.

Se você tem uma tendência a se distrair com mais facilidade, é uma boa alternativa para você entender que o fato de estar em casa não significa que está de férias. Sem contar que remove do ambiente aquele ar de conforto e traz aquele aspecto de seriedade.

4- Comece o dia, de preferência, com as tarefas mais complexas

Separe as tarefas grandes em pequenas tarefas, inclusive no seu checklist… Isso te ajudará a simplificar o processo.

Comece o dia, se possível, pelas tarefas mais chatas, porque elas vão demandar mais tempo e mais energia.

Deixá-las por último é uma grande armadilha, pois a sua falta de disposição e de paciência pode comprometer os resultados.

Não é melhor terminar o dia com a sensação de dever cumprido?

5- Respeite a pausa para o almoço

Tenha o hábito de sempre almoçar no mesmo horário. Isso te ajudará a manter sua rotina.

Aproveite para, nestes dias de “autoquarentena”, adotar hábitos alimentares mais saudáveis.

Vale destacar que é importante respeitar o período de intervalo estabelecido pela empresa. É muito comum quem trabalha em casa fazer refeições mais rápidas. Não há necessidade disso.

Aproveite este período para descansar a sua mente. Assim, você retomará suas atividades com as baterias recarregadas.

6- Comunique-se e relate

Lembre-os de que você existe. O trabalho remoto pode ser uma armadilha, se você se torna apenas e tão somente o desconhecido atrás do computador.

Estabeleça interações com seus colegas de trabalho e mantenha seu chefe informado sobre as tarefas realizadas.

Não se esqueça de, no final do expediente, enviar, por e-mail, um relatório com todas as atividades realizadas. É muito importante, nesta fase, mostrar o seu nível de comprometimento e o quanto você é peça fundamental na empresa em que trabalha.

COMO DIVIDIR AS TAREFAS?

Este é o questionamento mais comum…

Existe um método muito bom chamado Matriz de Eisenhower, que consiste em uma matriz de prioridades!

Este método é dividido em quatro quadrantes:

– Importante e Urgente: O fundamental!

Ou seja: “Faça imediatamente”

Importante, mas não urgente: Tarefes que devem ser desenvolvidas em médio ou longo prazo!

Ou seja: “Decida quando e como você vai fazer!”

– Urgente, mas não importante: Como fazer ligações, responder mensagens e e-mails ou reuniões!

Ou seja: “Você pode delegar!”

– Nem urgente, nem importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas,

Ou seja: “Faça mais tarde, quando sobrar um tempinho”!

Como distinguir o que é importante e o que é urgente?

IMPORTANTES: são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.

URGENTES: são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).

Às vezes, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-feira se aproxima.

O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.

Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.

Por ser um quadrado, dividido em quatro partes, este método pode ajudar na hora de definir as tarefas e visualizá-las.

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